Cómo usar datos de Google Sheet en respuestas del chatbot

Obtén datos de Google Sheets y úsalos en respuestas del chatbot en WhatsApp

Updated 25 June 2026

Google Sheet Data Fetch permite que tu chatbot extraiga información de una hoja de cálculo de Google y la use en respuestas de WhatsApp. Un cliente envía un mensaje, el bot busca su número en tu hoja de cálculo, obtiene los datos coincidentes (detalles del pedido, precios, estado, cualquier cosa) y responde con ellos automáticamente.

Video: https://www.youtube.com/watch?v=gmORCEzt0fM

Paso 1: Conecta tu cuenta de Google

Ve a Settings & Integration → Sign in with Google y conecta tu cuenta de Google.

Agrega tu hoja de cálculo — haz clic en Add Existing Sheet, pega el ID de la hoja de cálculo (la cadena larga en la URL de Google Sheets entre /d/ y /edit), selecciona tu cuenta de Google y guarda.

Paso 2: Crea Custom Fields

Necesitas custom fields para almacenar los datos que tu chatbot obtiene de la hoja de cálculo. Crea un custom field para cada columna que quieras usar.

Ve a Manage Subscribers → Manage → Manage Custom Fields y crea campos que coincidan con las columnas de tu hoja de cálculo (por ejemplo, "order_id", "order_name", "price").

Tip: Consulta Managing Customer Data with Custom Fields para detalles sobre cómo crear custom fields.

Paso 3: Crea una campaña de Data Fetch

Ve a Settings & Integration → Google Sheet Data Fetch y haz clic en Create.

Google Sheet Data Fetch campaign — select spreadsheet, search field, and map columns to custom fields

Campaign Name — Dale un nombre reconocible (por ejemplo, "Fetch Order Details").

Select Spreadsheet — Elige la Google Sheet que conectaste en el Paso 1.

Search By — Selecciona cómo encontrar al cliente en tu hoja de cálculo. Seleccionar Number significa que el bot compara el número de WhatsApp del cliente con la columna de números en tu hoja. Esta es la opción más común ya que el número está disponible automáticamente.

Map Data — Haz clic en Map Data para vincular columnas de la hoja de cálculo a tus custom fields. Para cada columna que quieras obtener, selecciona el encabezado de columna y el custom field correspondiente. Agrega tantas asignaciones como necesites.

Haz clic en Verify Connection para confirmar que los datos se obtienen correctamente, luego Save.

Paso 4: Úsalo en un flujo de bot

Ve a Bot Manager → Bot Reply → Create. Nombra tu chatbot y asigna un keyword trigger (por ejemplo, "order details").

Agrega un componente Google Sheet Data Fetch al flujo y selecciona la campaña que acabas de crear. Luego agrega un bloque de texto que use tus custom fields en la respuesta, por ejemplo, "Your order ID is {{order_id}}, item: {{order_name}}, price: {{price}}."

Bot flow with Google Sheet Data Fetch component and custom field reply

Bot reply using custom fields from Google Sheet data

Guarda el bot y pruébalo enviando la palabra clave en WhatsApp. El bot obtiene los datos de tu hoja de cálculo y responde con los valores de los custom fields, y se actualiza en tiempo real cuando cambias la hoja de cálculo.

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